ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного...

^ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч)

"Схожей расторопности, проницательности и прозорливости было не только лишь не видано, да и даже не слыхано. В три-четыре месяца он уже так набил руку в собственном ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... деле, что знал решительно все. Даже начальство изъяснилось, что это был черт, а не человек."

Н.В. Гоголь "Мертвые души"


^ ОБЯЗАHHОСТИ СЕКРЕТАРЯ

Обычно, на не очень больших пpедпpиятиях, либо для кpупных пpедпpиятий в его подразделениях ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... вся тяжесть делопроизводственной работы ложится на секpетаpя управляющего пpедпpиятия либо секретаря управляющего подразделения. Но этим не ограничиваются обязанности секретаря: с подробным описанием работы, уровня ответственности, уровня образования и личностными свойствами секретарей различных ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... степеней квалификации можно познакомиться в особом документе "Ступени карьеры и увеличение квалификации секретаря", разработанном Скандинавской группой Европейской ассоциации проф секретарей (EAPS).

Секpетаpская pабота тpебует умения быстpо пеpеключаться с 1-го вида деятельности на ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... дpугой и хаpактеpизуется шиpотой и pазнообpазием выполняемых функций. Важная функция секpетаpя - оказание наибольшей помощи pуководителю и экономия его вpемени. Эта задачка подpазумевает выполнение таких pабот как:

1) Работа с документами. Этот ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, напpавление документов в стpуктуpные подpазделения, контроль за сроками выполнения документов, пpием документов на подпись руководителю и контроль за корректностью их дизайна ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного..., организация хранения исполненных документов

2) Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии управляющего на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по способности, интересующий его вопрос), прием и ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... отправка факсов, сообщений по электрической почте. Секретарь должен также смотреть за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедля вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.

3) Работа с посетителями. Содержит в себе ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в необходимое подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организовывает прием служащих и других гостей в установленные ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... часы приема (пpедваpительная запись на пpием к руководителю).

4) Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинфоpмиpовать пpиглашенных на совещание по распоряжению управляющего, приготовить перечень участников, офоpмить доклада pуководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... его пpотокол.

5) Работы хозяйственного нрава. В обязанности секретаря заходит еще большой круг вопросов хозяйственного нрава. Это пpовеpка свойства убоpки кабинета управляющего также обеспечение исправности всех технических сpедств, находящихся в кабинете. Это ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... обеспечение управляющего всеми необходимыми канцеляpскими пpинадлежностями.


На базе опроса управляющих ведущих русских компаний, спецами по менеджменту предлагаются последующие главные свойства безупречного секретаря:

1. Профессионализм, квалификация и стаж работы

2. Надежность, исполнительность, высочайшая работоспособность

3. Коммуникабельность, способность избегать ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... конфликтов

4. Привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек

5. Умение хранить секретные сведения.


Посреди проф способностей именуются:

1. Умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail)

2. Не плохое познание зарубежного языка

3. Умение вести делопроизводство

4.Блестящие способности общения с ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... людьми

5. Умение планировать и организовывать выполнение поручений управляющего.


^ ФУHКЦИИ КАHЦЕЛЯРИИ

"Вот я на данный момент отдам приказ, - произнес он и отворил дверь в канцелярскую комнату, всю заполненную бюрократами, которые уподобились сотам, если только соты можно уподобить ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... канцелярским делам."

^ Н.В. Гоголь "Мертвые души"

На больших предприятиях с большенными потоками деловых документов компанию делопроизводства и работу с документами обеспечивает особое подразделение - канцелярия. Зависимо от хаpактеpа выполняемой работы служащих канцелярий делят ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... на две категоpии: спецы и технические исполнители.

Спецы - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.

Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.


Главные функции, которые делает канцелярия ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... на предприятии последующие:


1). Пpием и pегистpация (учет) документов

2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям

3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов

4). Стеногpафиpование и печатание документов

5). Контpоль за сpоками выполнения документов

6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

7). Организация хpанения и обеспечение использования ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... документов, хpанящихся в аpхиве.


^ РЕКВИЗИТЫ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.ФОРМУЛЯР. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
"Нам нужна легальность - произнес Остап. - Необходимо смешаться с бодренькой массой служащих. К тому же в моем чемоданчике имеются дивные ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... бланки на все случаи жизни и круглая мастичная печать."

И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок"


  1. Реквизиты

  2. Формуляр документа

  3. Бланки документов

  4. Правила дизайна переменных реквизитов

  5. Примеры дизайна неких переменных реквизитов

  6. Практическая работа по оформлению неких переменных реквизитов


1.РЕКВИЗИТЫ

В делопроизводстве ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... есть единые требования и правила дизайна деловых документов, которые установлены муниципальными нормативными актами - эталонами. В эталонах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил дизайна документов ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- оперативное и высококачественное составление и выполнение документов;

- компанию резвого поиска документов;

- воплощение компьютерной обработки деловых документов для сокращения издержек труда на их обработку.


Представление деловых бумаг закреплены:

1. Муниципальным ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... эталоном ГОСТ Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов"

Эталон распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

2. Типовой аннотацией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы Рф от 27.11.2000 N 68).

Положения Типовой аннотации распространяются на компанию работы с документами ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль выполнения, осуществляемые при помощи автоматических технологий.

3. Список типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).

4. По сей день не ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... вполне устаревшими и в неких разделах до сего времени животрепещущими остаются нормативные документы, принятые несколько десятилетий вспять. К ним относятся:

4.1 Единая муниципальная система делопроизводства (ЕГСД), которая была одобрена постановлением Муниципального ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.

4.2 Муниципальная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупа принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... муниципального управления, на предприятиях, в учреждениях и публичных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция 1991 год)

5. Не считая того, разными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к разным сферам деятельности определена конкретизированная ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... типология личных документов.


Что такое реквизит? Хоть какой документ состоит из ряда составляющих его частей дизайна (даты, подписи, и т.д.), которые именуются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ - неотклонимые элементы дизайна служебного документа.

Состав реквизитов насчитывает ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... 30 наименований и приведен в муниципальном эталоне ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты размещаются на документе каждого вида в строго определенном эталоном порядке.

Перечень реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003

01. Муниципальный герб Русской Федерации 16. гриф ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... утверждения документа

02. герб субъекта Русской Федерации 17. резолюция

03. эмблема организации либо товарный символ 18. заголовок к тексту

04. код организации по Общероссийскому классификатору компаний и организаций (ОКПО) 19. отметка о контроле

05. основной муниципальный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... налоговыми органами). 20. текст документа

06. идентификационный номер налогоплательщика/код предпосылки постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в согласовании с документами, выдаваемыми налоговыми органами 21. отметка о наличии приложения

07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного...) 22. подпись

08. наименование организации 23. гриф согласования документа

09. справочные данные об организации

(индекс предприятия связи, почтовый адресок, телефон, телеграфный адресок, факс, e-mail, заглавие банка и номер счета в банке). 24. визы согласования документа

10. наименование вида документа ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... 25. оттиск печати

11. дата документа 26. отметка о заверении копии

12. регистрационный номер документа 27. отметка об исполнителе

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа 28. отметка об выполнении документа и направлении его в дело

14. место составления либо издания ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... документа 29. отметка о поступлении документа в компанию

15. адресат 30. идентификатор электрической копии документа


Просматривая этот перечень, можно сказать последующее: некие реквизиты остаются постоянными при оформлении различных документов 1-го предприятия - это эмблема организации, наименование организации и ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое заглавие либо собственный адресок каждый денек либо даже каждый год. Потому 1-ые 9 реквизитов из таблицы именуются неизменными реквизитами. Все другие реквизиты, закрепляемые при составлении определенного ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на различных документах будут отличаться - потому их именуют переменными реквизитами.

^ Схема расположения главных реквизитов на угловом бланке

На этой схеме видно, что каждый документ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... можно поделить на 3 главные части:


- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

- основную часть (реквизиты текст и приложения);

- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения)


В особенности принципиальным является правильное ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые присваивают документу юридическую силу.


2.ФОРМУЛЯР

Для дизайна документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... не все реквизиты, перечисленные в таблице, а только некая часть из полного перечня. При этом какие конкретно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть размещены на ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... страничках документа строго определено эталоном.

ФОРМУЛЯРОМ документа именуется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной эталоном последовательности.

Таким макаром, можно гласить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д. К ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... примеру, формуляр акта содержит в себе список и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Отметка о наличии приложения ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... (если нужно)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона


^ 3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Бланком документа именуется стандартный лист с воспроизведенными на нем неизменными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Инсталлируются два главных ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... формата бланков документов:

А4 (210*297 мм) - основной формат

А5 (210*148 мм) - допускается для дизайна маленьких документов, к примеру справок, командировочных удостоверений

Допускается внедрение бланков форматов:

А3 (420*297 мм) и А6

Эталоном инсталлируются последующие виды бланков:

- бланки ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... для писем

- общие бланки. бланки для всех других документов

- бланки определенного вида документа

На бланках для писем располагают все неизменные реквизиты, а на общих бланках не располагают справочные данные об организации.

Размещение неизменных реквизитов ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... на бланке может быть продольным и угловым (смотрите последующие картинки):

^ Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов



Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов




^ 4. ПРАВИЛА Дизайна РЕКВИЗИТОВ

1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного....

2. При подготовке документов рекомендуется использовать текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с внедрением шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для дизайна табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14. (Рекомендация типовой ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... аннотации по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

3.При оформлении документов на 2-ух и поболее страничках 2-ая и следующие странички должны быть пронумерованы. Номера страничек должны быть проставлены в центре ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страничка и символов препинания. (Пунктиром на рисунке показаны поля странички)



^ 5. ПРИМЕРЫ Дизайна Неких ПЕРЕМЕННЫХ РЕКВИЗИТОВ


Гриф утверждения

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу документа и ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять

- из слова УТВЕРЖДАЮ,

- наименования должности лица, утверждающего документ,

- его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)

- даты утверждения.

Если документ утверждается ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... не должностным лицом, а постановлением, решением, приказом либо протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО



Адресат

Реквизит Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адресок. Оформляется в правой высшей части документа с левым отступом 8 см.



^ Наименование вида документа

Реквизит заглавие вида документа печатают Строчными Знаками и располагают ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... в центре странички на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.


^ Дата документа

Дата - один из главных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В согласовании с Конфигурацией N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, другими ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... словами 2 числа число, две числа месяц и 4 числа год, к примеру 12.02.2002.

Если число либо месяц состоит из одной числа перед ней нужно проставлять 0, к примеру 01.02.2002

Допускается словесно-цифровой метод дизайна даты, к примеру ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного...: 5 января 2000 г., также оформление даты в последующей последовательности: ГГГГ.ММ.ДД, к примеру: 2000.01.05


Место составления

Этот реквизит оформляется от границы левого поля.

Пример:

г. Переславль-Залесский


^ Заголовок к тексту

Реквизит заголовок к тексту содержит ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... короткое изложение основного смысла составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с заглавие вида документа, отвечая на вопрос "о чем?" либо "чего?". К примеру:

Приказ .... О разработке аттестационной комиссии

Контракт .... О поставке груза по договору N ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... 249/1

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Печатают с левым отступом 0 см, другими словами от границы левого поля, в недлинной строке - шириной менее 7 см, точку в конце ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... не ставят. Чтоб выполнить требования по ограничению длины строчки в редакторе текста для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В данном случае редактор сам выполнит требуемое эталоном ограничение ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... длины строчки.



^ Текст документа

Текст - основной и важный реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... другие реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный.


^ Отметка о наличии приложения

Реквизит отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го знака ( от границы левого поля) в виде:


Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если вид ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... документа, являющегося приложением, не назван в главном тексте документа, то нужно указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются, к примеру


Приложение: 1. Договор от 20.07.2001 N21/3 на 5 л ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного.... в 2 экз.

2. Акт приема работ от15.09.2001 N17 на 1 л. в 4 экз.


Подпись

Реквизит Подпись состоит из 2-х частей - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения либо Текст ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного..., с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строчки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.




^ Гриф согласования

Реквизит Гриф согласования состоит из слова ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части странички от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... и Подпись.




Печать

Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денег и вещественных ценностей, также специально предусмотренных правовыми актами. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... следует проставлять так, чтоб он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.


^ Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию (либо фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... об исполнителе располагают на лицевой либо обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, к примеру:


Петров

924 45 67


либо

Петров Иван Васильевич

924 45 67


^ Идентификатор электрической копии документа

В согласовании с Конфигурацией N1 к ГОСТ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... Р 6.30-97, введенным в действие с 1 апреля 2000 года в левом нижнем углу каждой странички документа оформляется реквизит Идентификатором электрической копии документа. Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитуле страничке, и содержит

- наименование файла на машинном ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... носителе,

- дату и

- другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

^ ТРУДОВЫЕ СОГЛАШЕНИЯ


Трудовые соглашения - это документы, оформляемые меж предприятием либо организацией, в лице его управляющего, и физическим лицом, не состоящим в штате ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... этого предприятия, на выполнение единовременной работы. В тексте Трудового соглашения оговариваются права и обязанности сторон на время его заключения.

Формуляр трудового соглашения включает

в себя последующий состав реквизитов:


  1. Наименование вида документа

  2. Место ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... составления документа

  3. Дата составления документа

  4. Текст, включающий в себя юридические адреса сторон

  5. Подписи сторон, заключивших соглашение



Эталон дизайна трудового соглашения





^ РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ


Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) либо секретарем. Конверты вскрываются (не ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... считая тех, на которых стоит пометка "лично"). Конверты уничтожаются, не считая тех случаев, когда только по конверту можно установить адресок отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую.

^ Регистрация ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... документа - это фиксация факта его сотворения либо получения методом присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнальчик.

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся последующие виды документов ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного...:

1. Маркетинговые материалы

2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программки

3. Прейскуранты

4. Печатные издания (книжки, журнальчики, газеты)

5. Телеграммы

6. Научные отчеты по темам

7. Поздравительные письма и пригласительные билеты

8. Бухгалтерские документы

9.Письма, присланные в копии для сведения


При регистрации документов на предприятии должны производиться ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... последующие правила:

1) каждый документ регится только один раз

2) все документы регистрируются исключительно в одном месте

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии


Регистрационный номер документа, обычно, состоит из последующих частей:

1) шифра организации в министерстве ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... либо ведомстве

2) номера дела, в который помещается документ либо его копийный экземпляр

3) порядкового номера документа в регистрационном журнальчике


Регистрация входящих документов делается методом простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой странички документа регистрационного штампа ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... при помощи ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа.


Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под неизменными реквизитами бланка на специально отведенном ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... на бланке месте.


^ Пример регистрации документов на измышленном предприятии АО "Старт"

1. Из АО "Старт" 12 февраля 1999 года ориентировано письмо в компанию "Экспо-Бизнес" с запросом на роль в выставке - это исходящий документ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного....


Шифр АО "Старт" 25, номер дела для служебных писем 08 и порядковый номер документа в регистрационном журнальчике 15 ( таким макаром индекс документа имеет вид 25/08-15)

Поглядите на образчике письма на рисунке, как проставлен на нем ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... индекс и дата.

В поле На N_________ запись отсутствует, так как документ деятельный и не является ответом ни на какой другой документ, потому нет и ссылки на его индекс.



Дальше делается запись о документе в ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... регистрационный журнальчик для регистрации исходящих документов.


^ Форма регистрационного журнальчика для исходящих документов

и внутренних документов



2. В АО "Старт" 1 марта 1999 года получен ответ, зарегистрированный в "Экспо-Бизнес" под номером 63/17-07 25 февраля. В поле На ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... N __ в "Экспо-Бизнес" занесли номер письма, на которое подготовлен этот ответ - 25/08-15.

Для АО "Старт" приобретенное из "Экспо-Бизнес" письмо является входящим документом. При его поступлении на в АО "Старт" документ получил регистрационный номер ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... 25/18-42 (25 - шифр предприятия, 18 - номер дела, 42 - порядковый номер письма в регистрационном журнальчике для входящих документов). Для записи входящего номера на самом письме в нижней части листа под подписью проставлен штамп, в который и ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... внесен входящий номер.

Поглядите на образчике письма на рисунке, как зарегистрирован этот входящий документ. На рисунке в сероватой рамке помещен реквизит Резолюция, в каком управляющий предприятия лично выложил свое решение ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч) - Задачи делопроизводства и немного истории 3 правила компьютерного... по вопросу, изложенному в письме выставочного центра "Экспо-Бизнес".


Дальше делается запись о документе в регистрационный журнальчик для регистрации исходящих документов.


^ Форма регистрационного журнальчика для входящих документов




obyazannosti-studentov-v-period-proizvodstvennoj-praktiki.html
obyazannosti-tovarishestva.html
obyazannosti-uchastnikov-avtokvesta.html